Masyarakat yang hendak mengurus perizinan nonberusaha melalui Sistem Informasi Perizinan Online Ciamis (SIPROMIS) perlu melewati beberapa tahapan sebelum memperoleh dokumen izin. Prosesnya dimulai dari pendaftaran akun, verifikasi identitas, pengajuan permohonan, hingga pemantauan status dan pengunduhan sertifikat.
Dinas Penanaman Modal dan Pelayanan Terpadu Satu Pintu (DPMPTSP) Kabupaten Ciamis telah menyediakan panduan penggunaan aplikasi melalui laman https://sipromis.ciamiskab.go.id/guide.
Kepala DPMPTSP Kabupaten Ciamis, Eka Permana Oktaviana, menjelaskan bahwa masyarakat dapat mengajukan perizinan nonberusaha secara daring melalui aplikasi tersebut. Hal itu disampaikannya saat ditemui di kantornya, Senin (12/10/2026).
“Bagi kami, kejelasan prosedur menjadi hal penting dalam pelayanan perizinan. Pemohon perlu memahami jenis izin yang sesuai dengan kebutuhannya, dokumen yang harus dipersiapkan, serta tahapan yang harus dilalui hingga permohonannya mendapatkan keputusan,” ujar Eka.
Bagi pengguna baru, memahami urutan tersebut penting agar tidak berhenti di tengah proses hanya karena akun belum terverifikasi atau dokumen persyaratan belum sesuai.
1. Daftar Akun dan Lengkapi Profil Pemohon
Tahap pertama adalah membuat akun agar pengguna dapat mengakses layanan yang tersedia di SIPROMIS.
Pada halaman utama aplikasi, klik Login Aplikasi di pojok kanan atas, kemudian pilih Daftar Sekarang. Masukkan alamat email yang masih aktif dan buat kata sandi minimal delapan karakter dengan kombinasi huruf kapital, huruf kecil, dan angka.
Setelah formulir pendaftaran dikirim, periksa email untuk mendapatkan kode verifikasi atau OTP enam digit dari Brevo. Jika pesan tidak ditemukan di kotak masuk, periksa juga folder spam. Masukkan kode tersebut pada kolom yang tersedia, lalu klik Verifikasi OTP.
Setelah akun berhasil diverifikasi, pengguna perlu melengkapi profil dalam tiga bagian.
- Identitas: Isi NIK, nama lengkap, tempat dan tanggal lahir, jenis kelamin, serta nomor telepon atau WhatsApp aktif.
- Alamat: Masukkan provinsi, kabupaten/kota, kecamatan, desa/kelurahan, dan alamat lengkap sesuai KTP.
- Dokumen: Unggah pas foto terbaru dan hasil pindai KTP.
Untuk dokumen profil, gunakan format JPG, JPEG, atau PNG dengan ukuran maksimal 1 MB untuk setiap berkas. Nama file juga tidak boleh mengandung tanda baca, sesuai ketentuan aplikasi.
Setelah semua bagian terisi, klik Selesaikan Profil. Data tersebut selanjutnya diajukan untuk diperiksa oleh petugas Front Office DPMPTSP.
Bagaimana Jika Lupa Kata Sandi?
Pengguna yang lupa kata sandi dapat memanfaatkan fitur Lupa Password pada halaman login untuk melakukan pengaturan ulang melalui kode OTP email.
Sementara itu, apabila akun direset oleh administrator, pengguna wajib mengganti kata sandi bawaan ketika pertama kali masuk kembali. Langkah ini penting untuk menjaga keamanan akun dan data pribadi.
2. Pastikan Profil Sudah Terverifikasi
Setelah profil dikirim, pemohon perlu menunggu pemeriksaan dari petugas Front Office. Pada tahap ini, status yang muncul di aplikasi menentukan langkah berikutnya.
Ada empat status yang perlu dipahami.
Menunggu Verifikasi
Data profil masih mengantre untuk diperiksa. Pada status ini, pemohon belum dapat mengajukan permohonan izin.
Perbaikan Data
Petugas menemukan data atau dokumen yang belum sesuai. Misalnya, hasil pindai KTP tidak terbaca dengan jelas. Pemohon perlu memilih Edit Profil, memperbaiki bagian yang diminta, lalu mengikuti petunjuk pengiriman ulang.
Terverifikasi
Data profil telah dinyatakan sesuai. Fitur pengajuan permohonan izin akan aktif sehingga pengguna dapat melanjutkan ke tahap berikutnya.
Ditolak
Pendaftaran ditolak karena alasan tertentu. Jika status ini muncul, pemohon perlu menghubungi Helpdesk untuk meminta penjelasan dan mengetahui kemungkinan pengaktifan kembali akun.
Karena itu, jangan terburu-buru mencari menu pengajuan izin apabila profil masih berstatus menunggu verifikasi. Periksa status terlebih dahulu agar langkah yang dilakukan sesuai dengan tahapan pelayanan.
3. Ajukan Permohonan Izin Baru
Jika profil sudah berstatus Terverifikasi, pemohon dapat mulai mengajukan izin baru melalui menu Data Perizinan.
Berikut urutannya.
- Buka menu Data Perizinan. Pilih menu tersebut pada bilah samping kiri, kemudian klik tombol + Permohonan Baru.
- Pilih sektor dan jenis izin. Tentukan sektor serta jenis izin yang dibutuhkan. Sebagai contoh, sektor kesehatan untuk izin praktik dokter. Sistem akan menampilkan dokumen persyaratan sesuai jenis izin yang dipilih.
- Isi data sektoral. Klik Lanjutkan Ke Form, kemudian lengkapi seluruh kolom permohonan sesuai kondisi dan dokumen pendukung.
- Unggah dokumen persyaratan. Setelah mengisi formulir, klik Lanjut ke Dokumen. Unggah berkas yang diminta melalui tombol Choose File. Dokumen dapat menggunakan format PDF atau gambar JPG dan PNG. Jika ada berkas tambahan yang tidak tercantum dalam daftar utama, gunakan bagian Dokumen Lainnya sesuai kebutuhan.
- Periksa dan kirim permohonan. Pastikan data dan lampiran sudah benar. Centang bagian Pernyataan Pemohon, lalu klik Kirim Permohonan.
Setelah permohonan berhasil diajukan, kode registrasinya akan diawali huruf B-. Simpan nomor tersebut karena akan digunakan untuk memantau perkembangan permohonan.
Sebelum mengirim, pastikan seluruh dokumen sesuai dengan persyaratan yang muncul pada aplikasi. Setiap jenis izin dapat meminta berkas berbeda, sehingga pemohon sebaiknya tidak hanya mengandalkan daftar persyaratan dari pengajuan sebelumnya.
4. Perpanjang atau Cabut Izin yang Sudah Terbit
SIPROMIS juga menyediakan prosedur untuk pemegang izin yang ingin mengajukan perpanjangan atau pencabutan. Fitur ini ditujukan bagi izin lama yang sudah terbit dan tercatat di tab Izin Terbit.
Perpanjangan Izin
Permohonan perpanjangan dapat dilakukan ketika terdapat notifikasi perpanjangan atau tombol perpanjangan sudah aktif.
Langkahnya sebagai berikut:
- Buka tab Izin Terbit, lalu cari izin yang akan diperpanjang.
- Klik ikon panah melingkar untuk memilih layanan perpanjangan.
- Isi formulir detail dan unggah dokumen pembaruan yang diminta.
- Periksa kembali data, centang Pernyataan Pemohon, lalu klik Kirim Permohonan.
Kode registrasi permohonan perpanjangan akan diawali huruf P-.
Pencabutan Izin
Jika pemegang izin perlu menonaktifkan atau mencabut izin yang sudah diterbitkan karena alasan tertentu, permohonan pencabutan dapat diajukan melalui tab yang sama.
Caranya, buka Izin Terbit, kemudian klik ikon panah ke atas berwarna merah pada kolom aksi untuk pencabutan. Lengkapi dokumen yang dipersyaratkan, periksa kembali pengajuan, centang Pernyataan Pemohon, lalu klik Kirim Permohonan.
Kode registrasi untuk permohonan pencabutan diawali huruf C-.
Perpanjangan dan pencabutan merupakan dua layanan berbeda. Karena itu, pastikan tindakan yang dipilih sesuai dengan kebutuhan dan kondisi izin yang dimiliki.
5. Pantau Status Permohonan sampai Sertifikat Terbit
Setelah mengirim permohonan, pekerjaan pemohon belum selesai. Perkembangan pengajuan perlu dipantau untuk mengetahui posisi berkas dalam proses pelayanan.
SIPROMIS menyediakan fitur pelacakan melalui ikon Mobil pada menu Data Perizinan. Pemohon juga dapat menggunakan formulir pelacakan pada halaman depan aplikasi tanpa harus login, dengan memasukkan nomor registrasi.
Melalui fitur ini, pemohon dapat mengikuti alur proses yang mencakup Front Office, Dinas Teknis, Back Office, Verifikator, hingga tahap tanda tangan elektronik (TTE) Kepala Dinas.
Nomor registrasi menjadi informasi penting dalam proses tersebut. Karena itu, jangan sampai nomor pengajuan hilang setelah formulir dikirim.
Bagaimana Cara Mengunduh Sertifikat?
Ketika izin telah terbit dan selesai ditandatangani secara elektronik oleh Kepala Dinas, dokumen akan berpindah ke tab Izin Terbit.
Sebelum tombol unduh dapat digunakan, pemohon wajib memberikan penilaian berupa rating bintang melalui pop-up Kepuasan Layanan yang muncul pada aplikasi.
Setelah penilaian diberikan, klik tombol Unduh SK/Sertifikat untuk mengunduh dokumen dalam format PDF yang ditandatangani secara elektronik melalui layanan BSrE.
Pemohon juga dianjurkan mengisi formulir Survei Kepuasan Masyarakat (SKM) melalui tautan yang tersedia setelah unduhan berhasil. Masukan tersebut dapat menjadi bagian dari evaluasi untuk pengembangan kualitas pelayanan.
Sementara itu, dokumen izin yang sudah kedaluwarsa atau dicabut akan berpindah secara otomatis ke tab Arsip.
Jangan Abaikan Status dan Persyaratan Dokumen
Dari seluruh tahapan tersebut, ada tiga hal yang paling perlu diperhatikan pengguna SIPROMIS: memastikan profil sudah terverifikasi, mengunggah dokumen sesuai persyaratan, dan menyimpan nomor registrasi setelah permohonan dikirim.
Ketiganya membantu pemohon memahami posisi pengajuan tanpa harus mengulang proses dari awal akibat kesalahan data atau dokumen.
Jika mengalami kendala saat mendaftar, memperbaiki profil, mengajukan permohonan, atau mengunduh sertifikat, pengguna dapat membuka menu Helpdesk atau merujuk panduan resmi yang tersedia di halaman panduan SIPROMIS.
Bagi masyarakat yang baru pertama kali menggunakan aplikasi, membaca petunjuk sebelum mulai mengisi formulir akan lebih membantu daripada mencoba setiap menu tanpa memahami fungsinya.
Dengan mengikuti tahapan yang sesuai, masyarakat memiliki panduan yang lebih jelas untuk mengakses layanan perizinan nonberusaha melalui SIPROMIS Kabupaten Ciamis.
Ditulis oleh Feri Kartono | InfoCiamis.Online
